Résumé
Le coût des déplacements professionnels figure parmi les préoccupations majeures des chefs d’entreprise. Ces quelques conseils vous permettront certainement le contrôle de votre budget.
Prévoyez les frais prévus et les frais imprévus
Les dépenses d’un voyage d’affaires peuvent être classées en deux grandes catégories : les frais prévus et les frais imprévus. Les premiers regroupent le transport, l’hébergement et la restauration, et des deuxièmes les coûts liés à la modification d’un billet d’avion, au rapatriement en cas d’accident, aux problèmes de déplacement sur place ou à la prolongation du séjour. Il convient donc de passer en revue toutes les situations susceptibles de gonfler son budget.
Les frais de transport et d’hébergement peuvent facilement être évalués. Pour bénéficier des meilleurs tarifs, l’astuce consiste à réserver le plus tôt possible. Il est également recommandé de mener une enquête sur les offres disponibles. De nombreux sites spécialisés proposent leurs services, et des comparateurs permettent de savoir lesquels offrent le meilleur rapport qualité/prix. Pour les séjours qui dépassent plus de deux mois, il est conseillé de se tourner vers les résidences hôtelières ou les appartements en location courte durée.
Pour les frais imprévus, le mieux est de souscrire à une assurance couvrant tous types d’événements : vols, accidents, retards ou annulations de vol… Il s’agit d’une quasi-obligation pour les employeurs qui envoient des employés en déplacement d’affaires à l’étranger. Se renseigner sur les conditions de remboursement en cas d’annulation est également un bon réflexe à adopter.
Pensez à recourir à une agence de voyage spécialisée
Il peut être avantageux de faire appel à l’expertise d’un professionnel pour maîtriser les dépenses d’un voyage d’affaires. C’est particulièrement recommandé si vous manquez de temps ou si le voyage comprend plusieurs destinations. En effet, une telle agence est à même de prendre en charge l’ensemble de la logistique à des tarifs intéressant car négociés sur de gros volumes auprès des établissements hôteliers et des compagnies aériennes.
Outre les tarifs de transport et d’hébergement, confier l’organisation d’un déplacement d’affaires permet parfois de bénéficier, toujours à des prix préférentiels, de services d’assistance disponibles 24h sur 24h ainsi que de prestations diverses comme le guidage ou la location d’un véhicule avec chauffeur. Les modifications de billet ou de réservation de chambre d’hôtel seront également facilitées. Enfin, une agence offre le confort d’avoir un interlocuteur unique, ce qui n’est pas négligeable quand on a un agenda de mission chargé.